Ochrana osobních údajů

Studio ERA22 je veřejná značka provozovaná Danielem Plaisierem jako českou podnikající fyzickou osobou. Tento dokument vysvětluje, jak zpracováváme osobní údaje při návštěvě webu, kontaktování studia, žádosti o úvodní hovor a spolupráci.

1. Správce

Daniel Plaisier
provozující značku Studio ERA22
IČO 03705668
V úhoru 819
149 00 Praha 4 - Šeberov
Česká republika
E-mail: daniel@studioera22.com

Daniel Plaisier je právním dodavatelem, správcem osobních údajů a vystavitelem faktur. Roy Plaisier může vést nizozemskou komunikaci a kreativní spolupráci a pod Danielovým pověřením vyřizovat žádosti o hovor, které mu byly přiřazeny. V současné struktuře však není samostatným dodavatelem ani správcem.

2. Jaké údaje můžeme zpracovávat

Podle typu vztahu se Studiem ERA22 může jít zejména o:

• jméno, příjmení a e-mailovou adresu;
• volitelný telefon a webovou adresu;
• údaje o firmě, projektu a podnikatelské identifikaci, včetně registračního čísla a země registrace;
• projektovou poznámku nebo jiné informace uvedené v poptávce či žádosti o hovor;
• vybraného hostitele, požadované datum a čas, stav žádosti a případný důvod přesunutí nebo zrušení;
• historii komunikace, včetně potvrzení o přijetí žádosti, potvrzení termínu a zrušení;
• nabídky, smlouvy a záznamy o schválení;
• fakturační údaje a platební reference;
• projektové soubory, obsah a přístupové údaje, které nám předáte;
• technické a bezpečnostní záznamy vznikající při používání webu a propojených služeb.

Do běžné poptávky ani projektové poznámky prosím nevkládejte zbytečné citlivé údaje, hesla ani důvěrné přístupové údaje.

3. Proč údaje zpracováváme

Osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem:

• odpovědi na poptávku nebo žádost o hovor;
• zobrazení dostupnosti, prevence kolizí a správy čekající žádosti;
• posouzení, zda požadovaný hovor odpovídá B2B zaměření Studia ERA22;
• potvrzení, odmítnutí, přesunutí nebo zrušení úvodního hovoru;
• vytvoření potvrzené kalendářové události a odkazu na online schůzku;
• přípravy nabídky nebo provedení kroků před uzavřením smlouvy;
• vytvoření, dodání a podpory dohodnuté práce;
• vedení projektové komunikace a schvalování;
• vystavení dokladů a splnění právních či účetních povinností;
• ochrany webu a služeb;
• určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků;
• komunikace v rámci existujícího profesionálního vztahu.

Právním základem poptávky nebo žádosti o hovor je zpravidla provedení kroků na vaši žádost před uzavřením smlouvy. U stávajících klientů může být komunikace nezbytná pro plnění smlouvy. Správa termínů, zabezpečení, prevence zneužití a prevence duplicitních nebo podvodných rezervací mohou vycházet z oprávněného zájmu. Právní povinnost se použije tam, kde je relevantní. Souhlas použijeme tam, kde jej právo vyžaduje, například u volitelných webových technologií, pokud budou zavedeny.

4. Jak fungují poptávky a žádosti o hovor

Průvodce písemnou poptávkou připravuje zprávu ve vašem prohlížeči. Vyplněné údaje zůstávají na stránce, dokud sami nezvolíte e-mail nebo WhatsApp. Web tuto písemnou poptávku neodesílá ani neukládá prostřednictvím serveru Studia ERA22.

Při použití rezervační funkce jsou vyplněné údaje a vybraný hostitel, datum a čas odeslány službě Cal.com za účelem vytvoření žádosti o hovor. Vybraný čas není potvrzeným termínem. Zůstává čekající, dokud jej Daniel nebo Roy ručně nepotvrdí nebo neodmítne.

Čekající žádost zablokuje vybraný slot v Cal.com, aby nebyl nabídnut dalšímu návštěvníkovi. Před potvrzením se nevytváří událost v Google Kalendáři hostitele ani odkaz Google Meet.

Po ručním potvrzení Cal.com vytvoří potvrzenou rezervaci, přidá událost do Google Kalendáře vybraného hostitele a poskytne odkaz Google Meet. Účastník obdrží samostatné potvrzení. Odmítnutí, přesunutí nebo zrušení žádosti může vyvolat odpovídající servisní zprávu.

Žádostí o hovor nevzniká smlouva, potvrzený projekt ani rezervace produkční kapacity a Studio ERA22 tím negarantuje přijetí požadované práce.

5. Cal.com, Google Workspace, Kalendář, Meet a další služby

Studio ERA22 používá Cal.com jako poskytovatele hostovaného rezervačního systému. Cal.com zpracovává údaje potřebné pro zobrazení dostupnosti, čekající žádosti, oznámení, potvrzení, zrušení a související bezpečnostní funkce. Podle příslušných podmínek služby a zpracování může Cal.com vystupovat jako zpracovatel pro Studio ERA22 a samostatně zpracovávat omezené účtové, provozní, bezpečnostní nebo servisní údaje pro vlastní účely popsané v jeho informacích o soukromí.

Cal.com je propojen s příslušným Google Kalendářem Studia ERA22. Cal.com uvádí, že při kontrole dostupnosti používá pouze informaci o volném nebo obsazeném čase a nepřistupuje k názvům, popisům, místům ani jiným detailům kalendářových událostí.

Studio ERA22 používá Google Workspace pro firemní e-mail. Po ručním potvrzení rezervace ukládá Google Kalendář údaje o události a účastnících potřebné pro schůzku a Google Meet poskytuje odkaz na online hovor. Studio ERA22 nastavuje vlastní poznámky z formuláře tak, aby nebyly součástí detailů sdílené kalendářové události. Zůstávají dostupné v rezervačních a e-mailových záznamech potřebných pro posouzení žádosti.

Pokud zvolíte WhatsApp, údaje jsou předány službě společnosti Meta podle jejích vlastních podmínek a informací o soukromí.

Někteří poskytovatelé, společnosti v jejich skupině nebo dílčí zpracovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Kde je to potřeba, jsou přenosy založeny na rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložkách nebo jiné zákonné záruce. Další informace o příslušných poskytovatelích a zárukách jsou dostupné na vyžádání.

Externí projektové odkazy a návštěvníkem zvolené aplikace fungují nezávisle na Studiu ERA22.

6. Přístup na web a technické záznamy

Web, hostingová infrastruktura a propojené rezervační služby mohou zpracovávat údaje nezbytné k doručení, provozu a zabezpečení služby, například:

• IP adresu;
• datum a čas;
• požadovanou stránku nebo rezervační cestu;
• informace o prohlížeči a zařízení;
• stav žádosti, chybové a bezpečnostní události;
• omezené servisní a diagnostické záznamy.

Příslušní poskytovatelé mohou zpracovávat technické záznamy nezbytné pro doručení a zabezpečení svých služeb podle vlastních podmínek a informací o soukromí.

7. Doba uchování

Záznamy zpravidla uchováváme po následující dobu:

• poptávky a žádosti o hovor, které se nezmění v projekt, včetně odmítnutých nebo zrušených žádostí: nejvýše 12 měsíců od žádosti nebo posledního smysluplného kontaktu;
• nepřijaté nabídky: nejvýše 12 měsíců od skončení platnosti nebo posledního smysluplného kontaktu;
• potvrzené záznamy o hovoru, které se stanou součástí klientského, projektového nebo smluvního vztahu: zpravidla 5 let po ukončení projektu nebo vztahu Péče;
• klientská komunikace, projektové a smluvní záznamy: zpravidla 5 let po ukončení projektu nebo vztahu Péče;
• účetní doklady: po dobu vyžadovanou českým právem, zpravidla 5 let od konce příslušného účetního období;
• záznamy potřebné pro právní nárok: po dobu trvání nároku nebo příslušné právní lhůty;
• technické hostingové, bezpečnostní a poskytovatelské záznamy a zálohy: do jejich přepsání nebo odstranění v běžném provozním cyklu poskytovatele nebo po dobu právní povinnosti.

Studio ERA22 odstraní nebo anonymizuje záznamy pod svou kontrolou po skončení příslušné doby, pokud delší uchování nevyžaduje české právo, účetní povinnost, bezpečnostní potřeba nebo aktivní právní nárok.

8. Příjemci

Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

• Danielu Plaisierovi jako správci a právnímu dodavateli;
• Royi Plaisierovi u nizozemských nebo anglických žádostí o hovor, které mu byly přiděleny pod Danielovým pověřením;
• službě Cal.com jako poskytovateli rezervací a oznámení;
• službám Google Workspace, Google Kalendář a Google Meet pro e-mail, potvrzené kalendářové události a online schůzky;
• poskytovatelům komunikace, hostingu a infrastruktury;
• účetním a odborným poradcům;
• projektovým dodavatelům nebo technickým poskytovatelům schváleným pro danou práci;
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon;
• službě Meta / WhatsApp, pokud tuto cestu sami zvolíte.

Studio ERA22 osobní údaje neprodává.

9. Vaše práva

Podle okolností můžete mít právo:

• získat přístup;
• požadovat opravu;
• požadovat výmaz;
• požadovat omezení;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• získat údaje v přenositelném formátu, pokud se právo použije;
• kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
• podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádost můžete poslat na daniel@studioera22.com.

10. Povinné údaje

Pro žádost o hovor jsou povinné jméno, příjmení, e-mailová adresa, registrační číslo podnikatele, země registrace a projektová poznámka. Telefon a web jsou volitelné. Povinné údaje slouží k identifikaci žadatele, B2B posouzení a správě žádosti. Bez nich Studio ERA22 nemůže žádost o hovor zpracovat.

Další údaje mohou být nutné pro odpověď, přípravu nabídky, uzavření smlouvy nebo splnění fakturačních povinností.

11. Ruční posouzení a automatizované rozhodování

Zobrazení dostupnosti, kontrola kolizí, oznámení a blokace termínu jsou automatizované rezervační funkce. Přijetí nebo odmítnutí žádosti o hovor je ručním rozhodnutím Daniela nebo Roye.

Rezervační workflow neprovádí rozhodování s právními nebo podobně významnými účinky založené výhradně na automatizovaném zpracování.

Budoucí AI průvodce, kalkulátor, platební funkce nebo podstatně odlišná rezervační integrace projdou před nasazením samostatným privacy auditem.

12. Změny

Dokument můžeme aktualizovat při změně webu, služeb, poskytovatelů nebo právních požadavků. Aktuální verze a datum zůstanou dostupné na této stránce.