Privacy

Studio ERA22 is een publiek merk van Daniel Plaisier, een Tsjechische eenmanszaak. Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt wanneer je de website bezoekt, contact opneemt, een kennismakingsgesprek aanvraagt of met ons samenwerkt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Daniel Plaisier
handelend onder het merk Studio ERA22
Tsjechisch ondernemingsnummer 03705668
V úhoru 819
149 00 Praha 4 - Šeberov
Tsjechië
E-mail: daniel@studioera22.com

Daniel Plaisier is de juridische leverancier, verwerkingsverantwoordelijke en factuuruitgever. Roy Plaisier kan Nederlandstalige communicatie en creatieve samenwerking leiden en onder Daniels verantwoordelijkheid aan hem toegewezen gespreksaanvragen behandelen, maar is binnen de huidige structuur geen afzonderlijke leverancier of verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens we kunnen verwerken

Afhankelijk van je relatie met Studio ERA22 kan dit gaan om:

• voornaam, achternaam en e-mailadres;
• een optioneel telefoonnummer en websiteadres;
• bedrijfs-, project- en ondernemingsgegevens, waaronder een ondernemingsnummer en land van registratie;
• een projectnotitie of andere informatie in een aanvraag of gespreksverzoek;
• de gekozen contactpersoon, aangevraagde datum en tijd, boekingsstatus en eventuele reden voor verzetten of annuleren;
• communicatiegeschiedenis, waaronder ontvangstbevestigingen, bevestigingen en annuleringen;
• offertes, overeenkomsten en goedkeuringsgegevens;
• factuurgegevens en betalingsreferenties;
• projectbestanden, content en toegangsgegevens die je aanlevert;
• technische en beveiligingsgegevens die ontstaan bij het gebruik van de website en verbonden diensten.

Neem geen onnodige gevoelige informatie, wachtwoorden of vertrouwelijke toegangsgegevens op in een algemene aanvraag of projectnotitie.

3. Waarom we gegevens verwerken

We kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• een aanvraag of gespreksverzoek te beantwoorden;
• beschikbaarheid te tonen, planningsconflicten te voorkomen en een openstaand verzoek te beheren;
• te beoordelen of het aangevraagde gesprek binnen de B2B-scope van Studio ERA22 past;
• een kennismakingsgesprek te bevestigen, af te wijzen, te verzetten of te annuleren;
• een bevestigde agenda-afspraak en online vergaderlink aan te maken;
• een voorstel voor te bereiden of gevraagde stappen vóór een overeenkomst te nemen;
• afgesproken werk te maken, leveren en ondersteunen;
• projectcommunicatie en goedkeuringen te beheren;
• facturen uit te geven en wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen na te komen;
• de website en diensten te beveiligen;
• juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• te communiceren binnen een bestaande professionele relatie.

De rechtsgrond voor een aanvraag of gespreksverzoek is normaal gesproken het nemen van stappen op jouw verzoek vóór het aangaan van een overeenkomst. Communicatie met bestaande klanten kan nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst. Planningsbeheer, beveiliging, fraudepreventie en het voorkomen van dubbele of misbruikmakende boekingen kunnen steunen op een gerechtvaardigd belang. Wettelijke verplichtingen gelden waar relevant. Toestemming wordt gebruikt waar de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor optionele webtechnologie als die later wordt toegevoegd.

4. Hoe aanvragen en gespreksverzoeken werken

De schriftelijke aanvraaghulp bereidt je bericht voor in je browser. De ingevulde gegevens blijven op de pagina totdat je zelf e-mail of WhatsApp kiest. De website verstuurt of bewaart die schriftelijke aanvraag niet via een server van Studio ERA22.

Wanneer je de boekingsfunctie gebruikt, worden de ingevoerde gegevens en de gekozen contactpersoon, datum en tijd naar Cal.com gestuurd om een gespreksverzoek aan te maken. Het gekozen tijdstip is geen bevestigde afspraak. Het blijft in afwachting totdat Daniel of Roy het handmatig bevestigt of afwijst.

Een openstaand verzoek blokkeert het gekozen Cal.com-tijdslot zodat het niet aan een andere bezoeker wordt aangeboden. Vóór bevestiging wordt geen afspraak aan de Google Agenda van de contactpersoon toegevoegd en wordt geen Google Meet-link uitgegeven.

Na handmatige bevestiging maakt Cal.com de bevestigde boeking aan, voegt de afspraak toe aan de Google Agenda van de gekozen contactpersoon en verstrekt een Google Meet-link. De deelnemer ontvangt een afzonderlijke bevestiging. Afgewezen, verplaatste en geannuleerde verzoeken kunnen bijbehorende serviceberichten genereren.

Een gespreksverzoek creëert geen overeenkomst, bevestigt geen project, reserveert geen productiecapaciteit en garandeert niet dat Studio ERA22 het gewenste werk accepteert.

5. Cal.com, Google Workspace, Agenda, Meet en andere diensten

Studio ERA22 gebruikt Cal.com als aanbieder van de gehoste planningsdienst. Cal.com verwerkt de boekingsgegevens die nodig zijn voor beschikbaarheid, openstaande verzoeken, meldingen, bevestigingen, annuleringen en bijbehorende beveiligingsfuncties. Op grond van de toepasselijke service- en verwerkingsvoorwaarden kan Cal.com als verwerker voor Studio ERA22 optreden en daarnaast beperkte account-, gebruiks-, beveiligings- of servicegegevens voor eigen doeleinden verwerken zoals beschreven in de privacy-informatie van Cal.com.

Cal.com is verbonden met de relevante Google Agenda van Studio ERA22. Cal.com verklaart dat de beschikbaarheidscontrole alleen vrije of bezette tijd gebruikt en geen titels, beschrijvingen, locaties of andere details van agenda-afspraken benadert of bewaart.

Studio ERA22 gebruikt Google Workspace voor zakelijke e-mail. Nadat een boeking handmatig is bevestigd, bewaart Google Agenda de afspraak- en deelnemersgegevens die nodig zijn voor de afspraak en levert Google Meet de online vergaderlink. Studio ERA22 configureert aangepaste boekingsnotities zo dat deze niet in gedeelde agenda-afspraakdetails worden opgenomen. Ze blijven beschikbaar in de plannings- en e-mailgegevens die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen.

Als je WhatsApp kiest, worden gegevens overgedragen aan een dienst van Meta onder de eigen voorwaarden en privacy-informatie van die aanbieder.

Sommige aanbieders, groepsmaatschappijen of subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar nodig zijn doorgiften gebaseerd op een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere rechtmatige waarborg. Meer informatie over relevante aanbieders en waarborgen is op verzoek beschikbaar.

Externe projectlinks en door de bezoeker gekozen applicaties werken onafhankelijk van Studio ERA22.

6. Websitebezoek en technische gegevens

De website, hostinginfrastructuur en verbonden planningsdiensten kunnen gegevens verwerken die nodig zijn om de dienst te leveren, uit te voeren en te beveiligen, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijd;
• opgevraagde pagina of boekingsroute;
• browser- en apparaatgegevens;
• status van het verzoek, fout- en beveiligingsmeldingen;
• beperkte service- en diagnostische gegevens.

De relevante aanbieders kunnen technische gegevens verwerken die nodig zijn om hun diensten te leveren en te beveiligen, onder hun eigen voorwaarden en privacy-informatie.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens doorgaans gedurende de volgende perioden:

• aanvragen en gespreksverzoeken die geen project worden, waaronder afgewezen of geannuleerde verzoeken: maximaal 12 maanden na het verzoek of het laatste betekenisvolle contact;
• niet-geaccepteerde offertes: maximaal 12 maanden na het verlopen of het laatste betekenisvolle contact;
• bevestigde gespreksgegevens die onderdeel worden van een klant-, project- of contractrelatie: doorgaans 5 jaar na afloop van het project of de Care-relatie;
• klantcommunicatie, project- en contractgegevens: doorgaans 5 jaar na afloop van het project of de Care-relatie;
• boekhoudkundige documenten: gedurende de door Tsjechisch recht vereiste termijn, normaal 5 jaar na het einde van het relevante boekjaar;
• gegevens voor een juridische aanspraak: zolang de aanspraak of relevante juridische termijn loopt;
• technische hosting-, beveiligings- en providergegevens en back-ups: totdat deze binnen de normale operationele cyclus van de aanbieder worden overschreven of verwijderd, of zolang een wettelijke verplichting geldt.

Studio ERA22 verwijdert of anonimiseert gegevens onder eigen controle wanneer de toepasselijke termijn eindigt, tenzij Tsjechisch recht, boekhoudkundige verplichtingen, beveiligingsbehoeften of een actieve juridische aanspraak langere bewaring vereisen.

8. Ontvangers

Gegevens kunnen alleen waar nodig worden gedeeld met:

• Daniel Plaisier als verwerkingsverantwoordelijke en juridische leverancier;
• Roy Plaisier voor Nederlandse of Engelse gespreksverzoeken die onder Daniels verantwoordelijkheid aan hem zijn toegewezen;
• Cal.com als plannings- en meldingsaanbieder;
• Google Workspace, Google Agenda en Google Meet voor e-mail, bevestigde agenda-afspraken en online vergaderingen;
• communicatie-, hosting- en infrastructuuraanbieders;
• boekhouders en professionele adviseurs;
• projectleveranciers of technische aanbieders die voor het relevante werk zijn goedgekeurd;
• overheidsinstanties wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is;
• Meta / WhatsApp wanneer je die route kiest.

Studio ERA22 verkoopt geen persoonsgegevens.

9. Jouw rechten

Afhankelijk van de omstandigheden kun je het recht hebben om:

• inzage te vragen;
• correctie te vragen;
• verwijdering te vragen;
• beperking te vragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen waar dit recht geldt;
• toestemming op ieder moment in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij de Tsjechische toezichthouder voor gegevensbescherming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar daniel@studioera22.com.

10. Verplichte gegevens

Voor een gespreksverzoek zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, ondernemingsnummer, land van registratie en projectnotitie verplicht. Telefoonnummer en website zijn optioneel. De verplichte gegevens worden gebruikt om de aanvrager te identificeren, de B2B-beoordeling uit te voeren en het verzoek te beheren. Zonder deze gegevens kan Studio ERA22 het gespreksverzoek niet verwerken.

Andere gegevens kunnen nodig zijn om een aanvraag te beantwoorden, een voorstel te maken, een overeenkomst aan te gaan of factureringsverplichtingen na te komen.

11. Handmatige beoordeling en geautomatiseerde besluiten

Beschikbaarheid, conflictcontrole, meldingen en het blokkeren van een tijdslot zijn geautomatiseerde planningsfuncties. De aanvaarding of afwijzing van een gespreksverzoek is een handmatige beslissing van Daniel of Roy.

De boekingsworkflow neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen uitsluitend via geautomatiseerde verwerking.

Een toekomstige AI-gids, prijscalculator, betaalfunctie of wezenlijk andere planningsintegratie krijgt vóór implementatie een afzonderlijke privacybeoordeling.

12. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de website, diensten, aanbieders of wettelijke vereisten veranderen. De actuele versie en datum blijven op deze pagina beschikbaar.